六零小说

第6章 成为在工作上输出的成功者（第3页）

三、以思维导图让客户动心的简报术

简报结构不要超过三段

投影片的每一页内容，最多就是三个层次。每页投影片一定要有颜色，不能只有黑白（黑底白字、白底黑字都一样），整页颜色除了底色外，最好的情况是不超过三个颜色。

一页投影片只能放一个主要重点，因为是条列式的呈现方式，层次等于是表现出关键词的重要性，这里就要用层次分颜色了，从而让听者能快速掌握讲者的思考轻重。

最糟糕的投影片设计就是一页投影片上塞满满的一段话。如果不知道怎么取舍，就直接把思维导图抓关键词的方法用上就是了：关键图＞关键句＞关键词。

对照下图来看，当你用思维导图做简报工作时，等于已经想好了每一页投影片要呈现的内容了。思维导图是网络思考的呈现，画法依旧是保持一条主脉从头到尾一种颜色。

简报时，把你的思维导图秀出来给听者看，听者能快速让对方清楚你的完整思考，也能聚焦在你要表达的关键词上。

但你并不一定真的需要把思维导图秀出来给听者看，可以直接大方地把思维导图放在桌上，它是你的简报提纲，因为是你自己主动思考过、并动手画过一次的。常有学员事后向我反映，有思维导图放在桌上或拿在手上，心里不仅安心很多，最重要的是整个简报或演说结束了，才发现根本就不需要再去偷瞄一下这张思维导图。

让口语表达更有说服力的有力工具，正是思维导图。

简报前的准备事项，用思维导图可以缩减工作时间。简报时的表现方式，使用思维导图的好处远远胜过简报时“只靠一张嘴”的纯口语方式，或大量使用投影片、影片的方式。

四、思维导图的威力：为什么大企业都在用

工作上很重要的一项能力就是“分轻重”，能分出轻重，就能分出缓急。

动手画思维导图，需要先将信息分类、找出关联、挑选关键词，所以在画线、书写的同时，大脑也同步在取舍、汇整信息，这是一种不断取舍的过程。

最早将思维导图导入企业内部的当属美国波音公司了。过去波音公司针对100人高级航空技师团队所进行的研修计划，往往需要耗费数年的时间，然而自从改用思维导图代替原本的课程后，所需时间就节省至数周之内。

前几年某位从波音公司退休的主管回到中国大陆自行创业，请我去上海帮这家新创公司进行企业内训，趁机会我询问老板，波音总部中那面30公尺长的思维导图还在不在，大陆老板回答说还在。我真希望未来能有机会进波音总部去，给这张图拍个照，让大家有缘一窥究竟。

除了波音公司之外，还有以下这些企业人与企业也在工作中采用思维导图：

?西方国家中比尔·盖茨、美国前副总统高尔、被美国《快速企业》杂志选为“商业界百大创意人物”的SunniBrown桑妮·布朗，不仅爱用思维导图也推荐思维导图。

?在思维导图发明前，达·芬奇、爱因斯坦、毕加索、达尔文等人的笔记皆已运用了思维导图的基本原理，笔记充满了各式图解与图样。

?以下这些企业组织都在用思维导图：美国航空、英国航空、英国BP石油公司、福特汽车、BMW、劳斯莱斯、微软、戴尔、惠普、IBM、思科科技、3M、美国甲骨文、迪斯尼、NIKE、可口可乐、辉瑞药厂、强生、美国运通、汇丰银行、苏黎世保险、台湾人寿、新光人寿、国泰人寿、台银人寿、桃园工业会、桃园工策会、创世基金会、勤业众信等，另外也广受政府机关、大学、高中、初中、小学采用。

五、“共享思维导图”活用法

公司中的沟通，常透过口语方式（会议、命令）与书面方式（公告、E-mail、通讯软件），但是你确定你的沟通是“有沟有通”或“有沟没有通”？

口语的一对一的沟通，或一对多的沟通，最困难的地方就是我们要怎么确定对方百分之百听懂这三件事情：

1．我们强调的重点？

2．哪些是主要重点？哪些是次要重点？

3．哪些是不重要的？

运用共享思维导图方式，除了可现场立即确认对方的接收程度，并立刻让对方的想法跟你表达的内容一样。

不过日剧中针对思维导图部分，有两个观念诠释错了：

1思维导图训练的是“理解记忆”

记忆力分成两类：理解记忆与机械记忆，思维导图训练的是“理解记忆”能力，所以可达到长期记忆，而非短期记忆。

2每个人抓的关键词不会一样

面对念不完的教科书，日剧中由大家分工合作，一人画一个章节，画好后大家就影印这些思维导图，只看思维导图来学习与复习。这种做法会冒着一个很大的风险：第一，万一对方不会抓重点，其他人又没读过原教科书，只看这张内容不太正确的思维导图，那不就大家都一样吸收到不太正确的内容吗？

第二，前面曾讲过，每人的背景知识与经验都不一样，所以抓的关键词也不一样。说不定对方早就对某些重点概念非常熟悉，而我们偏偏还不会。只看对方的思维导图，就看不到我们需要的关键词了。

日剧中的共享思维导图方式只能算是对了一半，我们还必须改用下一节的方式，才能真正做到“共享思维导图”。

六、以“共享思维导图”做简报

有次为某家制造兼零售业的企业进行初阶主管训练，这些第一次当主管的人，对于开会这件事可谓是百感交集，跟中高阶主管开会，他们是听令者也是提供意见者；跟下属开会，他们是公司政策的传达者也是意见决策者。所有高中低阶主管都是兼具信息的输入与输出于自身，头脑必须要能随时切换这两种思考角度才行。

开会，是必要之恶。有效率的开会，可以快速凝聚共识，假设会议时间十分钟，参加人员有十人，表示为了凝聚共识，公司投入了一百分钟的人力成本。所以开会时间越短，省下的时间资源就能让大家运用在别的地方，公司运作会更有效率。